Métricas de tempo e de
custo por si só não serão mais suficientes para determinar o status do projeto
e certamente não poderão nos dizer se o valor de negócio esperado será
alcançado no final do projeto. Dito de forma simples, a complexidade dos
projetos atuais e a capacidade de mudança dos requisitos do projeto ao longo do
seu ciclo de vida, estão forçando-nos a olhar métricas adicionais.
Principais indicadores de desempenho
(KPIs) são métricas que melhor descrevem o sucesso para alcançar seus
objetivos.
Precisamos pensar em KPIs como
indicadores que usaremos para impulsionar o sucesso de sua iniciativa. Como
medidores do painel em um carro, aonde ajuda o motorista a focar nas
informações importantes, minimizando detalhes desnecessários, assim também deve
ser o seu dashboard (KPI), ou seja, precisa mantê-lo concentrado sobre os
números mais importantes.
Apesar de sempre ler, escutar e
presenciar na prática a busca por poucos indicadores pode ser necessário criar
vários KPIs e dashboards de KPI para diferentes necessidades e funções, como um
painel de alto nível para executivos e mais granular para gerentes ou
coordenadores.
No entanto, ao longo dos projetos
que atuei e em troca de experiências com pessoas importantes no ramo, a fim de
ter um significativo KPI, necessitamos criar menos indicadores (KPIs) e quanto
mais simples for o manuseio, mais acionável será a informação e
consequentemente aumenta a probabilidade de ações a serem tomadas com base nos
indicadores. Retornando ao exemplo do painel do carro, nós poderíamos medir
diversos fatores além dos que estamos habituados a medir atualmente, como a
velocidade do vento contrário e atrito da estrada, mas se analisarmos seguindo
o raciocínio exposto acima, uma métrica, velocidade, encapsula esses fatores
bem o suficiente para tomar as medidas adequadas: se você está indo rápido
demais, a fim de tirar o pé do acelerador ou se está indo muito lento,
acelerar.
Como definir, medir e agir em KPIs:
Tenho certeza de que existem
pessoas com diferentes abordagens para definir, medir e agir os KPIs.
Entretanto abordarei o que considero muito útil para atingirmos diferentes
áreas:
KPIs
Executivos
São indicadores de características
executivas, ou seja, de alto nível e são particularmente úteis para a
comunicação com as partes interessadas e avaliação de sucesso global do projeto
em questão. Eles não são, no entanto, particularmente acionáveis por si só. Por
exemplo, eles não vão te dizer por que a receita aumentou. Para isso, você
precisa KPIs mais granulares.
KPIs
Gerenciais
Definir KPIs granulares mapeados
para o seu fluxo de usuário ou funil de vendas. Se feito corretamente, o seu
fluxo de usuário deve descrever o cenário ideal para a forma como os usuários
interagem com suas atividades. Por exemplo, ele deve descrever como os usuários
se tornaram conscientes de sua marca através da publicidade; tornar-se
interessado em sua oferta por assistir a um vídeo em sua página de destino.
Cada atividade no fluxo de usuário tem seus próprios KPIs. Neste exemplo, os
indicadores seriam: impressões, cliques, tempo gasto assistindo a um vídeo na
página de destino. Estes KPIs mais granulares devem ser as melhores métricas
para descrever o fluxo de usuários.
Configurar
ferramentas analíticas para acompanhar KPIs
Um dos itens mais importantes ao
definir um indicador, pois os KPIs definidos devem ser rastreados, e isso
normalmente requer a instalação e configuração de ferramentas de análises.
Acompanhamento
dos KPIs
Enquanto ferramentas de análise
estão ficando cada vez mais sofisticadas, será necessário ter uma ferramenta
que seja capaz de agregar as múltiplas fontes de dados a fim de criar um único
repositório aonde consiga analisar em um único lugar os dados.
Armazenar,
comparar e avaliar KPIs em intervalos regulares
O armazenamento e em quais intervalos
devem ser comparados os KPIs vai depender muito do objetivo e da relevância em
avaliar os indicadores semanalmente, diário ou mensalmente. O importante aqui é
a capacidade e a flexibilidade de poder avaliar quando necessário e obter a
resposta no tempo hábil para tomada de decisão.
Tomar medidas
e testar hipóteses
Necessário analisar os KPIs
levantando a hipótese sobre que otimizações poderiam melhorar seus resultados,
em seguida, testar essas otimizações e avaliação dos resultados.
Aparentemente existe muito trabalho a
ser executado para ter um KPI, mas tenha certeza que após ter definido e
fazendo a análise do mesmo, verá que o processo vai ajudar a tomar decisões
rapidamente e com um acerto muito maior do que fazia anteriormente.
Seguem outros
exemplos de KPIs de acordo com a área de atuação:
· KPIs em portfólio
· KPIs em Gestão de Programas
· KPIs em Gestão de Projetos
· KPIs em Customer Relationship
· KPIs em produtividade Pessoal
Por fim faça a seguinte pergunta: Para
onde queremos ir no futuro? Pois as bases do futuro são construídas no
presente, ou seja, para alcançarmos os objetivos necessitamos conhecer
profundamente o que estamos gerando e como podemos melhorar nossa eficiência
através da análise comparativa dos dados gerados.
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