Projetos x Operações ?

De acordo com as principais práticas e metodologias de gerenciamento de projetos (PMI, Prince2, ISO 10006 e IPMA) pode-se definir:

- "Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto ou serviço único".

Diz as melhores práticas que os gerentes de projetos não devem ter dificuldade para realizar a transição de um projeto para a operação, isso deve ser algo transparente e rotineiro para todos os envolvidos.

Entretanto começam a surgir dúvidas como: Quando você e sua organização devem transformar o projeto em um processo operacional? Como transformar um projeto em uma operação ou parte das operações? Especialmente quando você está em um ambiente onde a organização tem um ritmo rápido e às vezes frenético?

Vamos mais uma vez analisar as melhores práticas e ver o que dizem sobre "Projetos x Operações":

Projeto

1) Original e Temporário

2) Têm seu próprio objetivo e equipe

3) Oferece um produto ou serviço único

4) Equipe heterogênea

5) Foco na eficácia

Operações

1) Repetitivos e Contínuo

2) Semi-permanente: objetivo e equipe

3) Gerenciar "status"

4) Entrega de repetitivos produtos ou serviços

5) Equipe homogênea

6) Foco na eficiência

Realmente tudo isso pode ser evitado com o planejamento. Apesar deste ser considerado o mais importante de todos os processos de gerenciamento de projetos, podemos dizer que é a etapa que mais sofre durante um projeto, seja por ser uma ordem de cima para baixo, por falta de recursos ( pessoas ou financeiro) ou até pelo simples fato das pessoas fazerem uma auto avaliação  de que o projeto é simples, desnecessário ou por considerar que não será beneficiada diretamente pela implementação do projeto.

A maioria dos gerentes de projeto, se não todos, sabem que o planejamento é extremamente importante. Mas, em uma mente de execução definida pode-se vacilar. Seja trabalhando rapidamente para trazer algo para a vida que irá abordar a necessidade única, porém você definiu-o como parte de seu planejamento?

O planejamento é, obviamente, onde grande maioria dos gerentes de projetos caem. Porém isso não quer dizer que os mesmos não tenham feito um planejamento, claro que fazem. Mas provavelmente não documentam no plano sobre a movimentação do projeto para as operações. Nada além de um item a ser incluído em um plano formal e uma linha para dizer que seria integrado  dentro das operações.

Se 90% de um tempo de gerentes de projeto está em comunicação, é importante ter um plano completo para se comunicar. Ao quebrar a estrutura de trabalho em pacotes para se comunicar com as unidades de negócio relevantes, sobre a forma de como eles vão integrar o projeto a operações, estaremos comunicando o projeto ao dia a dia da operação. Isso deve ser realizado no início de um projeto e não no momento de realizar a transição, assim evitaremos de realizar um mini projeto adicional e aumentar o esforço para entrega-lo.

Vale o esforço para realizar isso no início, caso contrário teremos algumas perguntas: O planejamento feito para integrar o projeto a operação condiz com o processo atual? Como evitar tornar-se um gerente de operações? Ou você já planejou fazer isso?

Estas são questões vitais para perguntar, para planejar e se comunicar com seus stakeholders. Vale a pena e, no final, você vai ser um melhor gerente de projeto para ele, além de sua unidade de negócios ser mais ágil e estruturada para receber essa nova demanda.

A sua organização sofre com a transição do projeto para operações?

Como você pode mitigar e gerir a transição?

Diogo Carriço Jr.